A questão da data para apresentação do balanço patrimonial do exercício financeiro anterior ao da licitação

A Administração Pública, ao promover contratações, deve sempre buscar parceiros privados que se encontrem juridicamente organizados, regulares quanto às suas obrigações fiscais, tecnicamente capacitados e que apresentem adequada saúde econômico-financeira para a execução do objeto contratual. Trata-se de exigência que decorre diretamente dos princípios da eficiência, da segurança das contratações e da proteção do interesse público, uma vez que a escolha de colaboradores incapazes ou financeiramente frágeis pode comprometer a adequada execução do contrato administrativo.

Nesse contexto, a legislação estabelece limites claros quanto às exigências documentais que podem ser impostas aos licitantes. A Administração Pública encontra-se juridicamente vinculada às disposições dos arts. 62 e seguintes da Lei federal nº 14.133/2021, devendo restringir as exigências de habilitação ao conjunto de documentos estritamente necessários para demonstrar a capacidade jurídica, técnica, fiscal, trabalhista e econômico-financeira dos participantes. Ademais, conforme determina o art. 18 da mesma lei, toda exigência constante do edital deve estar devidamente justificada nos artefatos de planejamento da contratação, especialmente no estudo técnico preliminar e no termo de referência ou projeto básico.

No tocante especificamente à qualificação econômico-financeira, observa-se que o art. 69 da Lei nº 14.133/2021 autoriza a Administração Pública a verificar a saúde financeira das empresas licitantes mediante a análise de determinados indicadores contábeis, bem como por meio da exigência de balanço patrimonial e demonstrações contábeis dos dois últimos exercícios sociais. A finalidade dessa exigência, em tese, é permitir que a Administração avalie, com base em dados objetivos, se a empresa possui capacidade econômica para suportar as obrigações decorrentes da execução contratual.

Todos os anos, registre-se, especialmente no período compreendido entre os primeiros meses do ano e o término do prazo legal para aprovação das demonstrações contábeis, surge recorrente discussão no âmbito das licitações públicas acerca do momento a partir do qual a Administração pode exigir que o balanço patrimonial apresentado pelos licitantes seja aquele referente ao exercício social imediatamente anterior à realização do certame.

A controvérsia decorre, em grande medida, do fato de que o ordenamento jurídico estabelece marcos temporais distintos para diferentes obrigações relacionadas à escrituração contábil das empresas. De um lado, o Código Civil, em seu art. 1.078, estabelece prazos específicos para a elaboração, aprovação e disponibilização das demonstrações contábeis pelas sociedades empresárias. De outro lado, normas infralegais editadas pela Receita Federal disciplinam os prazos para transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) por meio do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

A coexistência dessas duas referências temporais tem gerado conflitos interpretativos. Não raras vezes, empresas que ainda não produziram ou aprovaram o balanço patrimonial dentro do prazo previsto no Código Civil procuram justificar a apresentação de demonstrações contábeis referentes a exercícios anteriores com fundamento nos prazos estabelecidos para transmissão da ECD à Receita Federal. Essa situação acaba por gerar impugnações, litígios administrativos e até mesmo judicialização dos certames licitatórios.

Entretanto, tem-se entendido que os prazos estabelecidos por normas fiscais regulamentares relativas ao envio de informações para o Fisco não alteram o regime legal societário aplicável à elaboração e aprovação do balanço patrimonial. Assim, para fins de habilitação em licitações públicas, deve prevalecer as disposições do Código Civil. Logo, coincidindo o exercício financeiro da pessoa jurídica com o ano civil, como assembleia dos sócios, ao menos uma vez por ano, deve-se tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico, tal documento deve estar produzido para ser deliberado até o dia 30 de abril de cada ano. 

Logo, até a referida data, não pode ser exigido o documento contábil do exercício financeiro anterior. Por exemplo, em uma licitação aberta em 30 de abril de 2026 (quinta-feira), não poderá ser exigido o balanço patrimonial de 2025, mas apenas o documento contábil do exercício financeiro de 2024 e 2023.  Nesse sentido, conforme destacado no processo TC-000840.989.14-9 do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, apontou-se que a apresentação do balanço patrimonial do exercício anterior somente pode ser exigida após o prazo legal para sua aprovação, ou seja, após 30 de abril do ano subsequente ao exercício social.

Noutro giro, em uma licitação aberta a partir do dia 4 de maio de 2026 (segunda-feira), deverão ser exigidos dos licitantes os balanços patrimoniais de 2025 e 2024. Nesse sentido, o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo tem reiteradamente decidido que, uma vez ultrapassado o prazo legal previsto no Código Civil para aprovação das demonstrações contábeis — e não em regulamentos —, já se torna plenamente legítima a exigência do balanço patrimonial do exercício imediatamente anterior nos certames licitatórios. Vejamos em reiteradas decisões:

“APELAÇÕES CÍVEIS. MANDADOS DE SEGURANÇA. LICITAÇÃO. INABILITAÇÃO. APRESENTAÇÃO DE BALANÇO PATRIMONIAL DO EXERCÍCIO FINANCEIRO ANTERIOR. Recurso desfiado contra sentença que denegou segurança voltada à habilitação das impetrantes em certame licitatório por ausência de atendimento aos pressupostos relativos à qualificação econômico-financeira. 1. Aventada carência superveniente por perda de interesse de agir. Inocorrência. A conclusão da licitação, com adjudicação do respectivo objeto e sequencial contratação do vencedor, não subtrai o interesse processual para o exame do mérito de mandado de segurança que questiona a validade do certame. Precedentes. 3. Certame licitatório que impunha a apresentação de balanço patrimonial do exercício social anterior, devidamente validado por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) da Receita Federal do Brasil, para o exame da situação econômico-financeira das entidades participantes. Inexistência de pronta e tempestiva apresentação, ao tempo da fase de habilitação, sob o fundamento de ainda fluir o prazo de entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), nos termos da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021. Balanço patrimonial que, nos moldes insculpidos nos artigos 1.065 e 1.078 do Código Civil e estatuto social das impetrantes, deve ser providenciado até 30 de abril do ano subsequente para oportuna aprovação por seus Conselhos Fiscais respectivos. Sessão pública de habilitação agendada para maio de 2023, quando então cumpriam estar disponíveis os balanços referentes ao exercício anterior, não se avistando nenhuma ilegalidade na exigência que se destina a comprovar a atual saúde econômico-financeira das licitantes. Denegação da segurança que se impunha. Desfecho de origem preservado. RECURSOS DESPROVIDOS”. (TJSP;  Apelação Cível 1004323-91.2023.8.26.0077; Relator (a): Márcio Kammer de Lima; Órgão Julgador: 11ª Câmara de Direito Público; Foro de Birigui - 3ª Vara Cível; Data do Julgamento: 27/11/2023; Data de Registro: 27/11/2023) 

“MANDADO DE SEGURANÇA. LICITAÇÃO. Pretensão da empresa impetrante em ver anulado ato administrativo que reconduziu empresas ao certame, que anteriormente haviam sido inabilitadas, e reconheceu válida a qualificação econômico-financeira apresentada em desconformidade com o edital e a lei vigente. Cabimento da pretensão. No edital em análise, a qualificação econômico-financeira das empresas que não fossem sociedades anônimas, deveria ser comprovada com base na documentação referente ao último exercício social, relativo ao ano de 2012. Contudo, a Comissão de licitação considerou válida documentação contábil relativa ao ano de 2011, apresentada com base em instrução normativa da Receita Federal nº 787/2007, por sociedade limitada. Instrução normativa destinada ao cumprimento de obrigações fiscais e previdenciárias perante a Receita Federal, e não modifica o prazo para apresentação de balanço patrimonial. Aplicável à espécie a legislação específica, de superior hierarquia, no caso, as disposições do Código Civil. Livro Diário que deve estar pronto para exibição até 30 dias antes da data marcada para a assembleia, que, por sua vez, deve ser realizada nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. Inteligência do art. 1.078, I, §1º, do CC/2002. R. sentença concessiva da segurança mantida. REEXAME NECESSÁRIO DESPROVIDO”.  (TJSP;  Remessa Necessária Cível 0034121-41.2013.8.26.0053; Relator (a): Flora Maria Nesi Tossi Silva; Órgão Julgador: 13ª Câmara de Direito Público; Foro Central - Fazenda Pública/Acidentes - 10ª Vara de Fazenda Pública; Data do Julgamento: 27/11/2019; Data de Registro: 29/11/2019)

“MANDADO DE SEGURANÇA Insurgência contra o indeferimento de recurso administrativo interposto em face da inabilitação no Pregão Eletrônico nº 01/2017 Objeto contratual: serviços de limpeza em ambiente escolar Tradição constitucional que assegura o mandamus à proteção de lesão ou ameaça de lesão a direito líquido e certo não amparado por habeas corpus ou habeas data Inexistência de direito líquido e certo a ser amparado Instrumento convocatório que vincula inteiramente a Administração e os proponentes Edital sub judice que exigiu dos licitantes a juntada do balanço financeiro do último exercício social referente ao ano de 2016 Empresa autora que entregou documento do ano de 2015 Não preenchimento de requisito Apelação não provida”. (TJSP; Apelação Cível 1035503-13.2017.8.26.0053; Relator (a): Fermino Magnani Filho; Órgão Julgador: 5ª Câmara de Direito Público; Foro Central - Fazenda Pública/Acidentes - 13ª Vara de Fazenda Pública; Data do Julgamento: 15/04/2019; Data de Registro: 15/04/2019)

“AGRAVO DE INSTRUMENTO Mandado de segurança Liminar - Pretensão da sustação do procedimento licitatório em razão da desclassificação da empresa-licitante por apresentar balanço patrimonial do ano de 2014 Possibilidade Inteligência do art. 31 da Lei 8666/93 e do art. 1.078 do Cód. Civil. Decisão de deferimento da liminar Recurso não provido”. (TJSP Agravo de Instrumento 2065480-32.2016.8.26.0000; Relator (a): Luis Ganzerla; Órgão Julgador: 11ª Câmara de Direito Público; Foro de São Carlos - Vara da Fazenda Pública; Data do Julgamento: 10/05/2016; Data de Registro: 13/05/2016)

“MANDADO DE SEGURANÇA LICITAÇÃO INABILITAÇÃO LEGALIDADE AUSÊNCIA DE EXIBIÇÃO DE BALANÇO PATRIMONIAL E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS DO ÚLTIMO EXERCÍCIO SOCIAL, JÁ EXIGÍVEIS NOS TERMOS DA LEI DE REGÊNCIA ORDEM DENEGADA SENTENÇA CONFIRMADA”. (TJSP; Apelação Cível 0026584-24.2010.8.26.0562; Relator (a): Ricardo Feitosa; Órgão Julgador: 4ª Câmara de Direito Público; Foro de Santos - 2ª. Vara da Fazenda Pública; Data do Julgamento: 10/02/2014; Data de Registro: 18/02/2014)

Em resumo, para fins de habilitação em licitações públicas, deve prevalecer o marco temporal fixado pela legislação civil para aprovação das demonstrações contábeis, sendo plenamente legítima a exigência do balanço patrimonial do exercício social imediatamente anterior quando já ultrapassado o prazo legal para sua aprovação.